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ALBARÁN DE ENTREGA DE OBRA

Estamos insistiendo en la necesidad de documentar por medio de un contrato escrito los acuerdos y pactos profesionales con terceros interesados en nuestra obra, por lo que aconsejamos que el documento de albarán de entrega sea, tan sólo, para justificar que han sido recepcionadas una serie de piezas en concepto de depósito y que deberán ser devueltas una vez cumplido el objetivo por el cual las mismas se entregaron, (normalmente por la finalización de una exposición).
Es precisamente, por dicha razón por la que evitaremos en este albarán de entrega, pactar cláusulas o condiciones que no hagan referencia a la mera entrega de la obra, por cuanto los albaranes deben ser documentos complementarios a los contratos que se suscriban (cesión de obra para su exhibición, representación con galeristas, museos o espacios de arte…) cuyo único fin es justificar que nuestra obra se encuentra en poder de un tercero quien se responsabiliza de cuidarla y conservarla con diligencia.
La confección y suscripción del albarán de entrega de obra es fundamental, pues de lo contrario –como así hemos podido contrastar en nuestra práctica profesional- puede suceder que el artista no tenga forma de acreditar la entrega de obra y ante la negativa del tercero de devolverla, se verá gravemente perjudicado al no poder exigir con éxito su devolución.
Es, pues, fundamental, suscribir siempre el albarán de entrega, del que nos quedaremos copia firmada por el depositario y en el que deberá recogerse, expresamente:
• La fecha y lugar en el que se firma el albarán.
• Los datos del depositario (nombre, apellidos, en su caso poder de representación…)
• Las piezas que se entregan en depósito con su exacta descripción, (título, año, dimensiones, teórica utilizada, material empleado…)
• El plazo del depósito.
• La forma en que las piezas deberán cuidarse.
• El tiempo y la forma de devolución de las obras.

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MODELO DE ALBARÁN DE ENTREGA DE OBRAS

En, (Lugar y fecha de la confección del albarán de entrega. Ver en la Introducción el punto “Elementos formales del contrato”) a……… de………….. de……………. . Yo, (Datos de la persona –depositario- a la que se le entrega la obra. Ver punto 1 de los comentarios) mayor de edad, con domicilio profesional en (domicilio del DEPOSITARIO), he recibido del Sr./a. (Datos personales del AUTOR/A) (en adelante AUTOR/A), en concepto de depósito, las piezas que se dirán, por un plazo de………………… días/meses, comprometiéndome a cuidarlas con la debida diligencia, manteniéndolas en perfecto estado de conservación y lugar adecuado para su exhibición, obligándome –asimismo- a cumplir con las obligaciones que asumo con la firma de este documento:
(DESCRIPCIÓN DE LAS PIEZAS. Ver punto 2 de los comentarios)
Las referidas piezas las he recibido en concepto de depósito para proceder a (Describir el motivo por el cual se dejan las obras en depósito. V.gr.: la exhibición en una exposición… Ver punto 3 de los comentarios), sin que implique su entrega la cesión de ningún tipo de derecho moral o patrimonial sobre las mismas, salvo el derecho de exhibición durante el tiempo que dure la exposición (Ver punto 4 de los comentarios).
Una vez finalizada la exposición, procederé en el plazo de…………. DÍAS (Ver punto 5 de los comentarios) a su desmontaje y a la devolución al AUTOR/A de las piezas que no hayan sido vendidas, obligándome a suscribir una póliza de seguro a favor del artista y por el valor de venta de la obra, que cubra el transporte y la integridad de la misma desde que la pieza sale del taller del autor hasta su efectiva devolución.
Y para que así conste firmo la presente en la fecha y lugar arribar indicado.
D/Dª. (Depositario)

COMENTARIOS AL MODELO DE ALBARÁN DE ENTREGA DE OBRA

1.- DATOS PERSONALES DE LA PERSONA DEPOSITARIA (GALERISTA, MECENAS, MUSEO…)
El albarán de entrega lo debe firmar la persona que recibe las obras, denominada DEPOSITARIA; aunque no está de más que también lo firme el AUTOR/A en señal de aceptación de las cláusulas contenidas en el albarán.
En el albarán, se han de recoger los datos personales del depositario, sea una persona física o jurídica, por lo que nos remitimos en este apartado al punto “Elementos subjetivos del contrato” de la Introducción de esta Guía de Contratación.
La DEPOSITARIA, persona a la que el AUTOR/A entrega las piezas, viene obligada a:
a)- Guardar las piezas con la debida diligencia y cuidado.
b)- Responder de los daños, sustracciones o cualesquier otro siniestro que pueda sufrir la obra mientras ésta se encuentre en depósito. Para ello, es interesante que, sin perjuicio de lo que se pueda pactar en el contrato al que complemente el albarán, se recoja en este documento un compromiso del depositario para que asuma el pago del seguro que cubra la rotura, pérdida de la pieza o cualquier otro siniestro que se produzca una vez salga la obra del taller del artista, debiéndose asegurar la pieza por su valor de venta de la obra, nombrándose beneficiario al artista y no al depositario, quien –asimismo- deberá asumir los gastos de transporte.
c)- Destinar la obra al fin para el cual se ha constituido el depósito (exhibición en una galería, exposición en un Museo, comunicación pública para su posible venta…)
d)- Devolver las piezas una vez ha finalizada la duración pactada para el depósito.

Normalmente, el albarán es un documento suscrito por galeristas que se quedan en depósito la obra del AUTOR/A para proceder a la venta o exhibición de la misma, por lo que, tal y como se ha señalado anteriormente, el albarán complementará al contrato al que se anexe, siendo fundamental, que no se entregue obra –y por tanto su correspondiente albarán- hasta que no se haya negociado y firmado el contrato, pues suele ser muy habitual no firmar el contrato pero entregar – sin embargo – la obra pendiente de la formalización del contrato.
Efectivamente, como ya se ha indicado en la Introducción de esta Guía de Contratación, el instrumento que debe utilizar el artista para proteger sus derechos es el contrato y no el albarán de entrega, ofreciendo los pactos asumidos en un contrato una mayor cobertura jurídica que los recogidos en el albarán, permitiendo prever eventualidades que puedan surgir en la relación profesional y pactar ya las soluciones a tomar.

2.- DESCRIPCIÓN DE LAS OBRAS ENTREGADAS EN DEPÓSITO.
Es fundamental que en el documento de albarán de entrega se recoja de forma minuciosa y detallada, las características de la obra, haciendo constar su título, año de realización, dimensiones, técnica utilizada, material empleado y todos aquellos extremos que se consideren necesarios para su correcta identificación.
La incorrecta o incompleta descripción de la obra dejada en depósito complicará al AUTOR/A la posibilidad de reclamarla. ¿Cómo podrá acreditar que entregó en depósito la citada obra si se describe incorrectamente?
Si en el albarán se hace constar de forma muy clara cuáles son las obras que se entregan y el concepto en virtud del cual se realiza tal entrega nos evitaremos problemas de futuro, máxime si el albarán complementa un contrato negociado y pactado con el agente cultural, que ayudará a defender mejor los derechos del AUTOR/A en caso de incumplimiento o divergencias en la relación profesional.

3.- OBJETO DEL DEPÓSITO
En el albarán se deberá hacer constar que las obras se entregan en concepto de depósito, es decir con la obligación del depositario de devolver la obra salvo pacto en contrario formalizado por el AUTOR de forma expresa y por escrito.
Fijar el objeto del depósito nos evitará problemas de interpretación. Imagínese por ejemplo que el depósito simplemente es para exhibir una serie de piezas en un lugar determinado y, sin embargo, el depositario cede las obras a un tercero para su exhibición en otro espacio. Si establecemos cuál es el objeto del depósito evitaremos problemas de interpretación y situaciones de abuso por parte del depositario.

4.- DERECHOS DE AUTOR
Con la firma del albarán, únicamente, se cede la posesión de la obra pero no se cede ningún tipo de derecho de autor. En el supuesto estudiado se establece la cesión de la exhibición pública de la obra depositado, por cuanto el motivo habitual de la firma del albarán es la entrega de obra para su exhibición, por lo que – de no firmarse el ámbito que complemente el albarán – es interesante establecer la limitación de los derechos de autor, haciéndose constar que el DEPOSITARIO reconoce como único derecho de autor que se le cede la exhibición de la obra durante el tiempo que dure el depósito.
Aunque el albarán – como ya se ha comentado – no es el momento aconsejable para regular la relación del autor con los terceros interesados en su obra, si no fuera posible suscribir el contrato que regule detalladamente la relación profesional, se podría establecer la siguiente cláusula para regular los derechos de autor:
“Con la firma de este documento no se entiende cedido ningún derecho de autor sobre la obra, salvo el de exhibición pública mientras dure el depósito”.

5.- DURACIÓN DEL DEPÓSITO.
En el albarán de entrega se deberá hacer constar la duración del depósito, para evitar la retención injustificada de la obra. Por ello, y al objeto de evitar malos entendidos y conseguir que el DEPOSITARIO devuelva las obras al AUTOR/A con celeridad, debe fijarse claramente la duración del depósito.

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